Как работать продуктивнее в гибридных командах: меньше отвлекаться — больше успевать

Мы думали, что работать из дома будет проще — без автомобильных пробок, больше свободы, все инструменты под рукой. Но вместо этого сотрудники чувствуют себя как в игровом автомате: постоянные уведомления, сообщения, звонки и новые задачи. Руководители часто видят в этом проблему мотивации, но настоящая причина — в том, как устроена работа. 

Мы слишком часто переключаемся между задачами и ролями в общении, что отнимает много сил и внимания. И это не вопрос дисциплины, а вопрос организации работы. Наш мозг не может делать много дел одновременно. Каждое переключение требует времени на «перезагрузку», что снижает эффективность, а еще вызывает раздражительность. 

Если мы хотим, чтобы сотрудники работали хорошо и чувствовали себя комфортно, нужно беречь их внимание. Представьте, что внимание — это как дорога: если она ровная и без препятствий, ехать по ней легко.

Компании, которые успешно решили проблему с постоянными отвлечениями, делают не что-то одно масштабное, а внедряют много маленьких, продуманных изменений:

• Записывают решения: чтобы не приходилось держать все в голове.
• Группируют уведомления: чтобы мозг отдыхал.
• Планируют время для глубокой работы: чтобы сосредоточиться на важных задачах.
• Учат руководителей защищать свое время для работы: как вратарь защищает ворота.

Почему многозадачность — это ловушка

Наш мозг не похож на интернет-браузер со множеством открытых вкладок. Рабочая память удерживает лишь несколько задач одновременно. Каждое прерывание заставляет мозг «выгружать» одну задачу, а потом «загружать» другую, что очень затратно. Даже короткие перерывы оставляют «следы» предыдущей задачи, снижая нашу точность и креативность в текущей. Со временем это приводит к значительной потере продуктивности.

Переключение влияет не только на то, как мы думаем, но и на наше общение. Видеозвонки требуют внимания к жестам, выражению лица, что утомляет больше, чем чтение. Чаты требуют немедленного ответа, держат нас в постоянном напряжении. Электронные письма заставляют много думать. Разные программы и инструменты тоже создают сложности: разные кнопки, интерфейсы, программы. Все это — факторы, которые утомляют человека. Измените расписание и инструменты, и те же самые люди покажут лучшие результаты, потому что система перестанет идти вразрез с их природой.

Химический аспект: непредсказуемые уведомления — иногда важные, иногда нет — создают привычку постоянно что-то проверять. Эта привычка мешает сосредоточиться на серьёзной работе, даже когда нас никто не торопит. Решение — предсказуемый ритм работы, который даёт мозгу сигнал: «Сейчас можно спокойно работать, никто не помешает».

Как понять, что вас отвлекают, без сложных исследований

• Задачи выполняются дольше, хотя раньше они были простыми.
• Встреч становится больше, но важные решения не принимаются.
• Обсуждения затягиваются, потому что нужно постоянно что-то уточнять.
• Сообщения приходят поздно вечером, потому что днем невозможно было сосредоточиться.
• В документах и запросах есть мелкие недочеты. ‍

Обратите внимание на то, как люди говорят:

• Вместо конкретных предложений они спрашивают: «Есть новости?»
• Вместо того, чтобы изложить решение и спросить комментарии, они предлагают: «Давайте быстро созвонимся?»
• Тон сообщений в чатах становится раздраженным, люди используют сарказм, чтобы справиться с перегрузкой.
• Люди увольняются или меняют работу чаще, потому что вся важная информация разбросана по разным местам и труднодоступна.

Эти признаки показывают не то, что люди плохо работают, а то, что система не настроена.

И исправить это можно быстро: когда команды вносят небольшие изменения в календарь, документацию и правила уведомлений, количество отвлечений сокращается всего за несколько недель. Сначала появляется больше энергии, потом растёт продуктивность, а затем — качество работы.

Как организовать время для глубокой работы

 «Окна для глубокой работы» — это не просто заблокированное в календаре время, куда может вторгнуться любой. Это общее правило, которое имеет четкое начало и конец, постоянное место в расписании и поддерживается руководством. Самые успешные команды выделяют два таких блока в течение дня — часто поздно утром и рано днем, а все рутинные встречи и необязательные действия переносятся на другое время.

Чтобы «окна» работали, нужны правила:

1. «Без встреч» - означает без встреч. 
2. Изменяется этикет общения в чатах. Сообщения, считаются менее срочными, если они не помечены как важные или не отправлены в специальный канал для экстренных случаев. 

Когда руководители сами следуют этим правилам — отключают уведомления, откладывают отправку сообщений, создают видимые промежутки для работы — остальные сотрудники автоматически берут с них пример.

Защищайте время для глубокой работы в любых условиях. 

• Если люди в офисе, обеспечьте тихие зоны и объясните, что там можно сосредоточиться. 
• Если люди работают удаленно, поощряйте блоки для чтения без камеры и время для письменных ответов.

Документация как инструмент продуктивности

Хорошая инструкция объясняет, как здесь принимаются решения, что означают термины и где лежит правильная информация. Протоколы решений должны содержать все варианты, выбранный путь и объяснение. Технические задания - критерии успеха, ограничения, примеры и четкий первый шаг. 

Пишите документы так, чтобы их было легко читать:

• Короткие разделы с понятными заголовками.
• Ссылки на нужные файлы вместо устаревших картинок.
• Краткий вводный абзац для новичков.
• Обновляйте документы - назначьте ответственных за документы и следите за их актуальностью. 

Когда документация хорошая, встреч становится меньше. 

Как управлять уведомлениями, чтобы оставаться на связи

• Используйте специальные программы, чтобы сворачивать неважные сообщения и прерывайтесь только на действительно важные события. 
• Четко определите цель каждого канала связи. Создавайте отдельные места для принятия решений, неформального общения и т.д. и поддерживайте в них порядок. 
• Удаляйте старые каналы, переименовывайте непонятные. 
• Прикрепляйте ссылку на основной источник информации в каждом канале. 
• Приучите команду вместо вопросов «можешь сделать…?» использовать очередь задач, чтобы было видно, кто следующий. 
• Объединяйте программы, чтобы статус задач автоматически обновлялся там, где люди смотрят информацию.
• В электронной почте суммируйте суть перед деталями и выделяйте жирным суть вопроса.
• Все вопросы в чате задавайте в одном сообщении, не растягивайте на несколько. 

Как сделать совещания полезными, не растрачивая внимание

• На каждой встрече должна быть четкая задача и предварительный материал.
• Материалы для ознакомления рассылайте заранее и делайте их короткими.
• Встречу начинайте с двух минут молчаливого чтения, чтобы все ознакомились с материалами.
• Руководители должны озвучивать принятое решение и сроки.
• Записывайте заметки прямо во время встречи в общедоступном документе и публикуйте их в течение нескольких минут. 
• Заканчивайте совещания на десять минут раньше. 

Относитесь к удаленным сотрудникам как к полноценным участникам: используйте хорошие микрофоны, обеспечьте качественное изображение, назначьте помощника, который будет следить за чатом, и записывайте решения так, чтобы их легко можно было найти. Отменяйте регулярные встречи, которые потеряли смысл, и заменяйте отчеты о статусе дашбордами, показывающими прогресс без еженедельных докладов.

Роль руководителей

Руководители — основная движущая сила команды. Если они передают каждое обращение, соглашаются на каждый «быстрый звонок» и считают любое сообщение срочным, то расписание команды превращается в хаос. Защищая задачи, переводя стратегию в конкретные результаты и оберегая время для глубокой работы, то та же команда сделает вдвое больше с меньшим стрессом.

Обеспечьте руководителей шаблоном недельного планирования:

• Один-три ключевых результата.
• Время для глубокой работы в первую очередь.
• Неважные встречи вне этих блоков.
• Заранее написанные краткие описания для самых трудоёмких задач.

Дайте им фразы, которые помогают устанавливать границы. Учите их пересматривать сроки, когда меняется ситуация. Оценивайте руководителей не только по результатам, но и по «здоровью» системы. Когда премии зависят от того, насколько хорошо берегут внимание, расписания начинают выглядеть совсем иначе.

Инструменты, которые помогают, а не отвлекают

• Выберите одну основную систему для планирования. 
• Используйте формы для создания запросов, чтобы задачи сразу приходили с нужными данными. Внедряйте простую автоматизацию.
• Избегайте искушения следить за каждым сотрудником через программы. 
• Измеряйте общие показатели и потоки, настраивайте систему, а не людей.
• Ненавязчиво внедряйте короткие перерывы на восстановление. 
• Предлагайте делать дыхательные упражнения, пить воду, устраивать «разминки» в течение дня. 

Существуют платформы, которые могут координировать такие напоминания для команд, делая ритуалы общими и не навязчивыми.

Окружение, которое помогает сосредоточиться

• В офисе - создайте разные зоны для задач: тихие библиотеки для глубокой работы, открытые пространства для совместной работы, маленькие кабинки для видеозвонков и комнаты отдыха. 
• Дома - помогите людям создать уголок для концентрации. Купите подставки для ноутбука, настольные лампы без бликов, наушники, блокирующие шум. Установите простой фон для видеозвонков. Такой стартовый набор нужен уже в первый день работы.

В обеих ситуациях удобный доступ к воде и полезным перекусам, которые не вызывают скачков сахара, обеспечивают стабильную энергию, необходимую для работы в тех самых «окнах для глубокой работы».

Учет разницы во времени для глобальных и гибридных команд

• Чередуйте, кто работает рано или поздно, чтобы одни и те же люди не сидели постоянно в неудобном часовом поясе. 
• Собирайте совместную работу в короткие, предсказуемые блоки, а остальное переводите в качественный асинхронный режим.
• Формализуйте «тихие часы» для разных регионов в общих календарях и уважайте их, откладывая отправку сообщений. 
• Планируйте важные дни индивидуально для каждого региона, а не навязывайте одно расписание всем. 

Измерение результатов без шпионажа

Следите за показателями, которые показывают, сколько времени уходит на переключения:

• Процент рабочей недели, проведенный в «окнах для глубокой работы».
• Количество часов встреч на одну выполненную задачу.
• Объем сообщений после рабочего дня.
• Соблюдение сроков ознакомления с материалами.
• Задержки в записи решений.
• Качество: количество ошибок, время на доработку, сроки выполнения кросс-функциональных задач.
• Энергия: короткие анонимные опросы о ясности, концентрации и общем темпе работы. С
• Свяжите эти показатели с удовлетворённостью клиентов.
• Публикуйте данные и внесенные изменения. 

Практичный путь к изменениям: начните с малого и будет результат

Не пытайтесь изменить все сразу. Выберите одно направление работы и запустите пилотный проект на 60 дней.

Внедрите три вещи:

1. Шаблон для протокола решений.
2. Сценарий еженедельного планирования с «окнами для глубокой работы».
3. Политику уведомлений. 

Переведите одно регулярное совещание в асинхронный режим, а другое переформулируйте, включив предварительное чтение, заметки в открытом доступе и заканчивайте его за 10 минут до окончания часа. Примерно через 30 дней проведите анализ того, что пошло не так: где возникли недочеты, какие инструменты мешали работе. Сразу же внедрите два улучшения. На шестидесятый день опубликуйте результаты и планы на следующую итерацию. 

Масштабируйте этот подход на другое направление работы с немного отличающимися условиями, чтобы доказать его эффективность. Рассказывайте обо всем по мере продвижения. Корпоративная культура формируется действиями и рассказами, а не лозунгами. Об успешном опыте вы можете прочитать в кейсе Weidenfeld-Hoffmann Trust.

Что вы почувствуете, когда все будет сделано правильно:

• Недели перестанут ощущаться как череда мелких неприятностей. 
• Люди будут знать, когда они могут сосредоточиться на работе, и будут уверены, что никто не отвлечет их по пустякам. 
• Решения будут фиксироваться быстро и храниться там, где их легко найти. 
• Совещания будут заканчиваться раньше и оставлять полезные записи. 
• Процесс адаптации новых сотрудников ускорится благодаря четкой «карте местности». Работа между командами станет более плавной. 
• Уровень энергии в середине дня останется стабильнее, потому что мозг получит возможность для отдыха. 
• Клиенты заметят последовательность, им не придется повторять одну и ту же информацию. Потенциальные кандидаты будут слышать от друзей, что ваша команда профессионально подходит к гибридной работе.

Самое главное — те же самые сотрудники, которых вы уже наняли, будут чувствовать себя умнее не потому, что они изменились, а потому, что система перестала воровать их внимание.

Вывод

Относитесь к вниманию как к важной части инфраструктуры, и тогда переключение между задачами станет исключением, а не повседневной рутиной.